Dieser Schritt ist verpflichtend: über das Portal sind Anruf- und Terminvorgänge Ihrer Praxis einsehbar. Ein gestohlenes Passwort allein soll dafür nicht genügen.
Sie brauchen eine Authenticator-App auf dem Telefon – etwa Google Authenticator, Microsoft Authenticator oder FreeOTP. Installieren Sie sie und scannen Sie dann den Code. Ohne App kommen Sie an dieser Stelle nicht weiter; wenden Sie sich in dem Fall an den Newsite-Support.
In der App als „TOTP" oder „zeitbasiert" hinterlegen. Nicht weitergeben und nicht notieren.
Der Code ist nicht gültig.
Dashboard
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Willkommen in Ihrem PraxisAssist-Arbeitsbereich.
Heute neu
0
Rezeptanfragen
0
Rückrufaufgaben
0
Offene Tickets
0
📢 Aktuelle Ansage – sagt der Assistent zu Gesprächsbeginn
z. B. „Bitte kommen Sie mit Maske“ (Grippewelle) oder „Vom 1.–14.8. vertritt uns Praxis Dr. X“. Leer = keine Ansage.
Fachrichtungen der Praxis
Mehrfachauswahl für Gemeinschaftspraxen und MVZ. Telefonassistent und Lucy verwenden daraus die freigegebenen organisatorischen Regeln.
Aktuelle Tickets
Noch keine Tickets.
Warteschlangen
Nach Anliegen
Alle offenen Vorgänge
Patient Intake ist nicht eingeschaltet
Ihre Praxis arbeitet weiter wie bisher – es wird nichts versendet und
nichts verändert. Sie können den digitalen Intake jederzeit
einschalten und ebenso wieder abschalten.
Fachrichtungsprofile und Fragen
Jeder Fachbereich besitzt ein getrenntes Formularpaket. Die Vorschläge werden erst nach Freigabe durch Ihre Praxis für neue Intakes verwendet. Nicht benötigte Fragen können deaktiviert werden; bereits angelegte Intakes behalten ihre ursprüngliche Fassung.
Auslösung und Erinnerungen
Die Automatik legt nur einen Entwurf an. Sie versendet ohne Handlung des Praxisteams keinen Patientenlink. Erinnerungen enthalten keine medizinischen Inhalte und werden höchstens dreimal eingeplant.
Neuen Intake anlegen
Das Formularpaket wird nur anhand dieser administrativen Angaben gewählt. Eine medizinische Einstufung findet nicht statt.
Formulare, Paket und Datenschutzhinweise verwalten
Nur veröffentlichte Fassungen erreichen Patienten. Globale Newsite-Vorlagen bleiben unverändert; eigene Ergänzungen gelten ausschließlich für Ihre Praxis.
Sauber getrennt: PraxisAssist erklärt den freigegebenen Ablauf und stellt den QR-Code bereit. Die elektronische Ersatzbescheinigung selbst läuft von der Krankenkassen-App direkt über KIM in Ihr PVS. Newsite erhält und speichert sie nicht.
Die KIM-Adresse finden Praxis- oder TI-Administrator im PVS. Es ist kein Benutzername und kein Passwort.
Nur organisatorische Information eintragen. Keine Diagnose, Therapieempfehlung, individuelle Zugriffsentscheidung oder pauschale Einwilligung formulieren.
Änderungen dürfen Praxis-Administratoren vornehmen. Das Praxisteam kann den freigegebenen QR-Code und den Aushang verwenden.
QR-Code und Praxisaushang
Nach dem Eintragen und Speichern einer gültigen KIM-Adresse stehen QR-Code und Aushang hier bereit.
Vor Veröffentlichung testen
Scannen Sie den Code einmal mit einer Krankenkassen-App. Verwenden Sie pro MVZ-Standort die dortige KIM-Adresse und den dort erzeugten Aushang.
Support-Anfrage stellen
Letzter Support-Verlauf
Keine Anfragen vorhanden.
Stimme des Telefonassistenten
PraxisAssist nutzt lokal erzeugte deutsche Stimmen – ruhig und gut verständlich. Bei erkannter englischer Sprache kann der Telefonkern automatisch auf eine englische Stimme wechseln.
Stimmen werden geladen...
Optional: eigenen Vorschau-Text eingeben.
Assistent-Einstellungen
Telefonie-Status
1
Praxisdaten abstimmen
Sie nennen uns Hauptnummer, Öffnungszeiten und die gewünschte Erreichbarkeit. SIP-Zugangsdaten müssen Sie nicht selbst einrichten.
2
Rufweiterleitung aktivieren
Newsite stellt die Zielnummer bereit. Ihre Telefonanlage oder Ihr Telefonanbieter richtet die Weiterleitung dorthin ein.
3
Rückfallziel festlegen
Gemeinsam bestimmen wir, wohin Anrufe bei einer Störung oder außerhalb des vereinbarten Betriebs gehen.
4
Testen und freigeben
Sie nehmen einen Testanruf ab und bestätigen erst danach den Produktivstart.
PraxisAssist-Zielnummer (DID)
Noch nicht zugewiesen
Rückfallnummer
Noch nicht hinterlegt
Diese sicherheitsrelevanten Rufnummern richtet ausschließlich Newsite ein. Änderungen melden Sie bitte über den Support-Reiter; Praxismitarbeitende können sie hier nur einsehen.
Die DID ordnet eingehende Anrufe eindeutig der richtigen Praxis zu.
Setup-Hinweise
Kalender-Integration
Termine prüfen, freie Slots anzeigen und Testtermine kontrolliert buchen.
Nicht verbunden
Was ist CalDAV? CalDAV ist ein verbreiteter Standard, über den PraxisAssist freie Zeiten im bestehenden Praxiskalender lesen und – je nach Freigabe – Termine eintragen kann. URL, Benutzername und App-Passwort erhalten Sie von Ihrem Kalenderanbieter oder Ihrer Praxis-IT. Newsite begleitet die Einrichtung. Das Passwort wird verschlüsselt gespeichert und hier nie angezeigt.
Die technische Kalenderkonfiguration kann nur der Praxis-Admin oder Newsite ändern. Freie Slots und freigegebene Buchungsfunktionen stehen weiter unten zur Verfügung.
Praxis-Admins starten sicher im Ticketmodus. Blockieren oder direktes Buchen schaltet Newsite erst nach erfolgreichem Verbindungstest frei.
Die technische Kalenderadresse. Sie steht meist in den Freigabe- oder Synchronisations-Einstellungen Ihres Kalenders.
Freie Slots & Testbuchung
Noch keine Slots geladen.
PVS-Integration
Die Praxissoftware-Anbindung wird je System kontrolliert eingerichtet und freigegeben.
Pilotbetrieb
PVS bedeutet Praxisverwaltungssystem. Die Anbindung übergibt freigegebene organisatorische Vorgänge – etwa Termin- oder Rückrufinformationen – kontrolliert an die vorhandene Praxissoftware. Einrichtung und Freigabe erfolgen ausschließlich gemeinsam mit Newsite. Praxismitarbeitende sehen hier den Status, verändern aber keine technischen Zugangsdaten.
1
PVS nennen
Hersteller, Produktname und möglichst die eingesetzte Version angeben.
2
Gewünschte Übergaben auswählen
Zum Beispiel Termin-, Rezept-, Rückruf- oder Überweisungsanfragen. Medizinische Entscheidungen bleiben in der Praxis.
3
IT-Kontakt bereitstellen
Newsite klärt Schnittstelle, Exportweg und Testzugang direkt mit Hersteller oder Praxis-IT.
4
Testfall abnehmen
Erst ein gemeinsam geprüfter Testfall schaltet die Anbindung für den Alltag frei.
PVS-Status wird geladen...
Unterstützte Ereignisse
PVS-Adapter
Letzte PVS-Ereignisse
Noch keine Ereignisse geladen.
Fachbereiche und Behandler-Routing
So wird ein MVZ sauber getrennt: Der Telefonassistent fragt bei unklaren Anrufen nach dem Fachbereich oder erkennt eine genannte Ärztin beziehungsweise einen genannten Arzt. Jeder Vorgang wird anschließend mit Zielbereich und gewünschter Person gekennzeichnet. Ist keine sichere Zuordnung möglich, landet der Vorgang sichtbar als „Zuordnung offen“ beim Frontdesk.
Wissensbasis-Artikel
Wozu dient die Wissensbasis? Hier pflegt die Praxis freigegebene organisatorische Antworten. Der Telefonassistent verwendet sie im Anruf; Lucy verwendet sie im Website-Chat. Beispiele sind Öffnungszeiten, Anfahrt, Rezeptablauf, Terminregeln, Überweisungen oder mitzubringende Unterlagen. Keine Diagnosen, Befunde oder personenbezogenen Patientendaten eintragen.
Neuer Artikel
Optional, durch Kommas getrennt. Telefonassistent und Lucy verwenden den Artikel nur, wenn Kategorie oder ein freigegebener Begriff zur Frage passt.
Fachbereich auswählen, wenn die Antwort nur dort gilt. Eine fachbereichsspezifische Antwort hat Vorrang vor einer allgemeinen.
Vertrag und Abrechnung
Kundennummer
-
Paket
-
Vertragsstatus
-
Website Widget
Kein Add-on
Basispakete werden monatlich abgerechnet und können zum Ende des laufenden Kalenderquartals beendet werden. Addons sind separat monatlich kündbar. Einrichtungsgebühren und Rechnungsparameter legt ausschließlich Newsite fest.
Website Widget anfragen
Eine Anfrage aktiviert noch keine Abrechnung. Newsite prüft Domain, Datenschutzkonfiguration und Einbindung und schaltet das Add-on erst nach Abstimmung frei.
Letzte Rechnungen
Noch keine Rechnungen geladen.
Tickets gesamt
–
Heute
–
Erledigt
–
Eskaliert
–
Ticket-Kategorien
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Status-Verteilung
Laden...
Priorität
Laden...
Ticket-Aufkommen nach Wochentag
Laden...
Support-Eskalationen (letzte 10)
Laden...
Patienten, die bei einem früher frei werdenden Termin benachrichtigt werden möchten (mit Einwilligung). Wird ein Slot frei, klicken Sie auf „Benachrichtigen“ – der Patient erhält einen Hinweis (ohne sensible Daten), sich in der Praxis zu melden.
Wird geladen…
In 5 Schritten startklar. Schritt 1 erledigt Newsite mit Ihnen – die übrigen führen Sie bequem im Portal aus.
1
Praxis-Grunddaten · Newsite + Praxis
Praxisname, Fachrichtung, Adresse, Haupttelefon, Öffnungszeiten und Notfallregel werden im Setup mit Newsite hinterlegt (~10 Min).
2
Kontakte & Versicherung · Praxis-Admin
Frontdesk- und ärztliche Ansprechpersonen, GKV/PKV-Annahme und Neupatienten-Regeln festlegen, damit der Assistent korrekt aufnimmt.
3
Wissensbasis befüllen · Praxis-Admin
Freigegebene organisatorische Fragen und Praxisabläufe erfassen, damit Telefonassistent und Lucy treffsicher antworten. Keine Patienten-, Diagnose- oder Befunddaten eintragen.
4
Assistent testen · Interne Abnahme
Testgespräche zu Terminwunsch, Rezeptstatus, Praxisinformation und Notfall-Pfad durchführen. So prüft die Praxis vorab, was Anrufende erleben.
5
Telefonie & laufender Betrieb · Praxis-Admin + Newsite
Rufnummer und Weiterleitung mit Newsite abstimmen, Testanruf abnehmen und den Betrieb freigeben. Kein Produktivbetrieb ohne Ihre Freigabe.
Fragen? Über den Support-Reiter erreichen Sie unseren KI-Support – und bei Bedarf direkt unser Team.
Handbücher
Öffnen Sie das passende Handbuch als separate Seite.
