Datenschutzerklärung
1. Verantwortlichkeit
Für die Website, die Vertragsanbahnung und eigene Verwaltungszwecke verantwortlich:
Newsite GmbH
Kienberger Allee 4, 12529 Schönefeld
Geschäftsführer: Alexander Klein
AG Cottbus, HRB 17869 CB
E-Mail: a.klein@newsite-gmbh.de
Telefon: +49 30 33949343
Bei der Bearbeitung von Patientenanliegen bestimmt die jeweilige Praxis Zwecke und wesentliche Mittel der Verarbeitung und ist regelmäßig datenschutzrechtlich Verantwortliche. Newsite verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO und auf dokumentierte Weisung der Praxis.
2. Verarbeitete Daten und Zwecke
- Kontakt- und Identifikationsangaben, zum Beispiel Name, Rufnummer und Geburtsdatum, soweit die Praxis diese Angaben benötigt
- Kommunikations- und Anliegeninhalte, etwa Termin-, Rezept-, Rückruf-, Überweisungs- oder AU/eAU-Anfragen
- Angaben in optionalen Aufnahmeformularen des Moduls Patient Intake, deren Bearbeitungsfortschritt sowie Kenntnisnahmen und getrennt ausgewiesene Einwilligungen
- Gesundheitsbezogene Angaben, wenn Anrufende diese im Rahmen ihres Anliegens mitteilen
- Praxis-, Portal- und Benutzerdaten einschließlich Rollen, Protokoll- und Sicherheitsdaten
Die Verarbeitung dient der Erreichbarkeit, strukturierten Aufnahme und Übergabe von Frontdesk-Anliegen, der Termin- und Rückrufkoordination, der optionalen Vorbereitung von Aufnahmeformularen, der Systemsicherheit und der vertraglichen Leistungserbringung. PraxisAssist stellt keine Diagnose und trifft keine ärztliche Entscheidung. Aufnahmeprofile werden nach dem von der Praxis gewählten Fachbereich getrennt, versioniert und nach dem Grundsatz der Datenminimierung konfiguriert. Die Praxis prüft die Angaben und bestätigt vor Abschluss, dass behandlungsrelevante Inhalte in ihre Behandlungsdokumentation übernommen wurden oder der Vorgang ausschließlich administrativ ist.
3. Rechtsgrundlagen
Die jeweilige Praxis legt die Rechtsgrundlage für die Patientenverarbeitung fest. Abhängig vom Einzelfall kommen insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b, c oder f DSGVO sowie bei Gesundheitsdaten Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO in Betracht. Für Vertrags-, Portal- und Sicherheitsdaten von Newsite gelten insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b, c und f DSGVO.
4. Hosting, Telefonie und KI-Verarbeitung
Die primären Anwendungsdaten, Datenbanken, hochgeladenen Inhalte und betrieblichen Protokolle liegen auf Servern in Deutschland beziehungsweise der EU. Die Sprachaufnahme des Telefonkerns wird lokal transkribiert; Spracherkennung und Sprachausgabe werden auf der eigenen Serverumgebung ausgeführt. Kurzzeitige Audiodateien werden nur zur Verarbeitung erzeugt und anschließend gelöscht. Dauerhaft gespeichert werden die für die Praxis erforderlichen strukturierten Vorgänge und Zusammenfassungen.
Für ausgewählte generative Textfunktionen wird aktuell Mistral AI SAS als primärer KI-Unterauftragsverarbeiter eingesetzt. Die Verarbeitung erfolgt in Frankreich und damit innerhalb der Europäischen Union. Übermittelt werden nur die für die konkrete Antwort erforderlichen, soweit möglich minimierten oder pseudonymisierten Textausschnitte. Produktive Originaldaten und Praxisvorgänge bleiben in der Newsite-Infrastruktur in Deutschland/EU.
Fällt der aktive EU-Primärpfad aus, kann Anthropic, PBC, USA, als ausdrücklich konfigurierbarer Übergangs-Fallback eingesetzt werden. Für diese mögliche Drittlandverarbeitung werden die anwendbaren vertraglichen Garantien, insbesondere Auftragsverarbeitungsbedingungen und EU-Standardvertragsklauseln, zugrunde gelegt. Nach den Bedingungen der regulären kommerziellen Anthropic-API werden Ein- und Ausgaben grundsätzlich innerhalb von 30 Tagen gelöscht; abweichende Sicherheits- oder gesetzliche Aufbewahrungen bleiben möglich. Der Übergangs-Fallback ist abschaltbar.
5. Empfänger und Unterauftragsverarbeiter
| Kategorie | Zweck | Standort/Übermittlung |
|---|---|---|
| Rechenzentrums- und Infrastrukturprovider | Hosting, Sicherung und Betrieb | Deutschland/EU |
| Telefonieprovider | SIP-Telefonie und Rufzustellung | Deutschland/EU gemäß Anbietervereinbarung |
| Mistral AI SAS | Aktuelle primäre generative KI-Textverarbeitung | Frankreich/EU |
| Anthropic, soweit als Übergangs-Fallback aktiviert | Begrenzte KI-Textverarbeitung | Mögliche Verarbeitung in Drittländern mit geeigneten Garantien |
Die jeweils aktuelle, vertraglich maßgebliche Liste der Unterauftragsverarbeiter wird im AVV beziehungsweise dessen Anlage geführt. Weitere Empfänger erhalten Daten nur auf Weisung, aufgrund einer gesetzlichen Verpflichtung oder soweit dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist.
6. Speicherdauer
Laufende Patientenvorgänge bleiben bis zu ihrer Bearbeitung verfügbar. Nach dem Abschluss werden personenbezogene Inhalte entsprechend der von der Praxis gewählten Frist von 7, 14, 30, 60 oder 90 Tagen automatisiert anonymisiert; voreingestellt sind 30 Tage. Anonyme Kategorien, Status und Zeitpunkte können für Betriebsstatistiken erhalten bleiben. Die Löschung erfasst keine gesetzlich erforderliche Dokumentation im PVS und keine handels- oder steuerrechtlich aufzubewahrenden Vertragsunterlagen.
Sicherheitsprotokolle werden nur so lange aufbewahrt, wie dies für Nachweis und Angriffserkennung erforderlich ist. Bei Vertragsende gelten zusätzlich die im Auftragsverarbeitungsvertrag vereinbarten Rückgabe- und Löschregeln.
7. Sicherheit
Newsite setzt unter anderem TLS-Transportverschlüsselung, rollenbasierte Zugriffe, starke Passwort-Hashes, zeitlich begrenzte Sitzungen, Firewall- und Angriffsschutz, Protokollierung, Wiederherstellungsverfahren sowie regelmäßige technische Prüfungen ein. Zugriffe werden nach dem Erforderlichkeitsprinzip vergeben.
8. Rechte betroffener Personen
Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch sowie das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde. Bei Patientenanliegen wenden Sie sich vorrangig an die jeweilige Praxis. Newsite unterstützt die Praxis bei der Bearbeitung.
9. Website-Speicher und Protokolle
Die Anwendung verwendet nur technisch erforderliche Browser-Speicher beziehungsweise Sitzungsinformationen. Es findet auf dieser Anwendung kein Werbetracking statt. Serverzugriffe werden zum sicheren Betrieb protokolliert.
10. Änderungen
Diese Erklärung wird angepasst, wenn sich Funktionen, Anbieter oder rechtliche Anforderungen ändern. Wesentliche Änderungen für Kunden werden über die vereinbarten Kommunikationswege bekannt gegeben.